Introduction
L'UPHF propose des outils qui permettent de stocker et de partager des données, seulement, il en existe plusieurs et chacun dispose de ses propres possibilités.
Cette page a pour but de vous expliquer les spécificités de chaque outil et de vous orienter facilement pour savoir quel outil choisir et pour quelle utilisation.
Nous avons défini 4 grands types de questionnements :
- L'accessibilité (en local et hors établissement)
- Le partage (interne et externe)
- Le travail collaboratif
- L'interface
Les 6 outils concernés étant :
Vous trouverez un tableau récapitulatif ci-dessous ainsi que des explications sur les différentes catégories :
Tableau récapitulatif
| Accessible en local | Accessible hors établissement | Partage possible (interne) | Partage possible (externe) | Collaboratif | Interface web | |
| Cloud | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| J: | Oui | Oui mais avec VPN | Oui mais la personne doit avoir un compte sur ADM | Non | Non | Non |
| GitLab | Oui | Possibilité d’ajouter des membres hors de l’UPHF au cas par cas | Oui | Oui si la personne a un compte | Modification asynchrone | Oui |
| GED | Oui | Oui | Oui | Oui | Possibilité de verrouiller un document, de gérer les versions, de comparer les versions, de commenter les docs, de créer des processus de validation | Oui |
| Sakai | Oui | Oui | Oui | Oui | Les documents ne sont pas éditables directement avec la plateforme. Pour les modifier il faut les télécharger, les modifier et les déposer de nouveau | Oui |
| Zimbra | Oui | Oui | Oui mais limité à 36mb et formats interdits (exe, jar…) | Oui mais limité à 36mb et formats interdits (exe, jar…) | Non | Oui |
L'accessibilité
Avant de pouvoir partager votre fichier, il est important de savoir si vous souhaitez accéder à l'outil depuis l'université ou en dehors.
Dans ce cas, c'est très simple : le seul service qui n'est pas accessible tel quel en dehors de l'université est le disque J:
Toutefois, avec l'utilisation du VPN de l'établissement, il est possible d'y accéder.
Le partage
Nous distinguons le partage interne (entre les membres de l'UPHF) et le partage externe (à des personnes non membres de l'UPHF).
Partage interne
Possible avec tous les outils, seul le J: demande que l'expéditeur et le destinataire disposent au préalable d'un compte ADM.
Si ce n'est pas le cas, il faut en faire la demande en créant un ticket avec le Helpdesk.
Zimbra limite la taille des fichiers à 36Mb et refuse certains types de fichiers comme le .exe ou le .jar par exemple.
Partage externe
Impossible pour le J:.
De même que pour le partage interne, Zimbra limite la taille des fichiers à 36Mb et refuse certains types de fichiers comme le .exe ou le .jar par exemple.
GitLab autorise le partage en externe à condition que le destinataire dispose d'un compte.
Le travail collaboratif
Tout à fait possible et de nombreuses façons différentes avec le Cloud, que ce soit en même temps ou de manière asynchrone.
Impossible avec le J: et Zimbra.
GitLab autorise le travail collaboratif, mais seulement en différé, modification asynchrone.
La GED propose tout un éventail d'options de partage comme la possibilité de verrouiller un document, de gérer les versions, de comparer les versions, de commenter les docs, de créer des processus de validation, mais pas de véritable travail collaboratif au même moment.
Pour Sakai, les documents ne sont pas éditables directement avec la plateforme, pour les modifier, il faut les télécharger, les modifier et les déposer de nouveau.
L'interface
Ils disposent tous d'une interface web, accessible directement depuis l'ENT, sauf le J: qui agit de la même manière qu'un dossier sur votre ordinateur.