Evento - Planification de réunions
Evento - Planification de réunions
Pour toujours trouver le bon moment
Evento, le service de planification de réunions, vous permet de créer facilement des sondages pour vous assurer des disponibilités de chacun.
À la manière d'un Doodle, vous pouvez proposer :
- des dates
- des périodes
- ou même rédiger vos propres choix.
La participation à ces sondages peut également se limiter aux membres de l'UPHF et se faire seulement sur invitation.
Une des particularités de cet outil est la possibilité d'y importer votre calendrier UPHF.
Vous pouvez ainsi vérifier à tout moment que les plages horaires que vous proposez n'entrent pas en conflit avec votre propre emploi du temps.
L'inverse est également possible : en important votre calendrier Evento dans l'outil de messagerie Zimbra, les événements auxquels vous participez se retrouvent directement sur votre calendrier.
Vidéo : Planifier une réunion avec Evento
Bonjour et bienvenue dans La Minute Numérique.
Aujourd’hui, nous allons découvrir comment planifier une réunion avec Evento. En effet, vous pouvez choisir la date et les horaires les plus arrangeants pour vos participants en réalisant un sondage de disponibilité.
Tout d’abord, à partir de votre ENT, cliquez sur l’onglet Outils. Cliquez ensuite sur la tuile Evento. Vous arrivez sur l’interface principale, cliquez sur le bouton Planifier un Evento. Entrez le Titre de votre sondage ainsi qu’une Description. Activez ou désactivez les options souhaitées dans le volet de droite. Cliquez sur le bouton Suivant.
Vous disposez de 3 types de question : DATE, PERIODE ou TEXTE. Pour cet exemple, nous choisirons ici DATE.
Entrez l’Énoncé de la question. Cliquez ensuite sur les jours désirés pour ajouter des choix de date. Puis, paramétrez ensuite les horaires dans le volet de droite. Si les horaires sont les mêmes pour chaque jour, cochez la case Mêmes horaires tous les jours pour que les horaires du premier jour se copient dans les autres.
Une fois vos jours ajoutés, cliquez sur le bouton Suivant. Sélectionnez la date de clôture de l’Evento. Dans le volet déroulant juste en dessous, indiquez qui pourra répondre à votre sondage : tout le monde, les membres de l’UPHF ou les membres de l’UPHF dont vous indiquerez l’adresse dans le volet de droite.
Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation après les avoir consultées en cliquant sur le lien. Enfin, cliquez sur le bouton Créer le sondage.
Voilà, vous n’avez plus qu’à copier le lien pour l’envoyer à vos participants si ceux-ci n’ont pas déjà été ajoutés lors de l’étape précédente.
Merci d’avoir suivi La Minute Numérique et à la semaine prochaine.
Vidéo : Visualiser le calendrier Zimbra dans Evento
Bonjour et bienvenue dans La Minute Numérique.
Aujourd’hui, nous allons découvrir comment visualiser le calendrier Zimbra dans Evento. En effet, cela vous permet de visualiser vos événements Zimbra lorsque vous répondez aux sondages Evento pour vous assurer de votre disponibilité. Il est également possible d’ajouter automatiquement vos rendez-vous Evento à votre calendrier Zimbra, mais nous verrons ça dans un prochain épisode.
Tout d’abord, rendez-vous sur l’interface principale de votre messagerie Zimbra et cliquez sur l’onglet Calendrier.
Cliquez sur l’icône de roue crantée à droite de la partie Calendriers, et cliquez sur Envoyer un lien libre et occupé comme ICS. Copiez le lien affiché dans le mail. Rendez-vous ensuite sur l’écran d’accueil d’Evento.
Cliquez sur Mon profil après avoir passé votre souris sur l’icône utilisateur, en haut à droite. Dans la partie Connecter mes calendriers, cliquez sur Ajouter un calendrier. Entrez ensuite le Nom du calendrier et copiez l’URL du calendrier Zimbra dans le champ URL. Enfin, cliquez sur le bouton Valider.
Voilà, lorsqu’une proposition se trouvera en conflit avec votre calendrier Zimbra, Evento vous le signalera.
Merci d’avoir suivi La Minute Numérique et à la semaine prochaine.
Vidéo : Visualiser le calendrier Evento dans Zimbra
Bonjour et bienvenue dans La Minute Numérique.
Aujourd’hui, nous allons découvrir comment visualiser le calendrier Evento dans Zimbra. En effet, cela vous permet de retrouver les réponses et les propositions de réponses dans votre calendrier Zimbra pour être sûr de ne superposer aucun rendez-vous malencontreusement.
Tout d’abord, rendez-vous sur l’écran d’accueil d’Evento et cliquez sur Mon profil après avoir passé votre souris sur l’icône utilisateur, en haut à droite Dans la partie Connecter mon calendrier Evento, cliquez sur l’icône pour copier le lien de votre calendrier Evento.
Rendez-vous ensuite sur votre messagerie Zimbra et cliquez sur l’onglet Calendrier. Cliquez sur l’icône de roue crantée à droite de la partie Calendriers, et cliquez sur Ajouter un calendrier externe. Sélectionnez Ajouter un calendrier externe (autre) et cliquez sur le bouton Suivant.
Dans le volet déroulant Type, sélectionnez Abonnement iCAL. Collez le lien du calendrier Evento précédemment copié dans le champ URL ICS. et cliquez sur le bouton Suivant. Entrez un nom, sélectionnez une couleur et cliquez sur le bouton OK. Voilà, votre calendrier Evento a bien été importé dans Zimbra, vous pouvez le voir visible en haut à gauche.
Vous pouvez afficher ou non votre calendrier en cochant/décochant la case qui se trouve juste à côté. Pour l’actualiser, faites un clic droit dessus et cliquez sur Recharger.
Merci d’avoir suivi La Minute Numérique et à la semaine prochaine.
Les cas d'usage
Vous souhaitez organiser un événement et vous voulez trouver la date qui conviendra le mieux à tous vos participants.
Vous souhaitez mettre en place un événement, mais vous avez plusieurs propositions différentes à soumettre à l'avis de vos futurs participants.